El sector de la telefonia fixa ha donat un torno en els últims anys amb les noves tecnologies de voip i la irrupció dels sistemes de Centraleta Virtual. Les raons del seu èxit són les beneficis econòmics que aporta a les empreses i les avançades funcionalitats que incorpora per a millorar en l’Atenció a Clients.
En aquest article ens centrarem avui a analitzar quines funcionalitats ens ofereix aquesta tecnologia per a millorar la imatge de la teva empresa i millorar en la gestió de clients.
Millor Imatge de marca
Locucions de benvinguda
El primer que pots fer per a potenciar la teva imatge d’empresa és crear una bona locució de benvinguda: Un enregistrament d’àudio que es col·loca en el sistema per a saludar als nous contactes i informar-los d’on han anomenat. Per exemple: ‘Ha anomenat a Sannit Start, especialistes en Sanitaris de disseny».
Les locucions té dues funcions principals: la primera és proporcionar informació al client, ja que pot identificar a l’empresa que està cridant i saber que ha de fer o què succeirà posteriorment (Ej: en breus moments serà atès per un dels nostres agents, per a parlar amb Departament Comercial premi 1, etc.). La segona és reforçar la nostra imatge de marca, i crear un a sensació de gran empresa, tot i que podem estar treballat en ella tan sols un parell de persones.
Les locucions poden ser gravades per una persona interna de l’empresa amb bona veu, o si es prefereix existeixen locutors professionals que poden donar a aquesta funció un segell de qualitat addicional a aquesta funció
Internacionalització ‘virtual’
Escometre un projecte d’expansió internacional de la nostra empresa és ara més fàcil i assequible amb la nova telefonia virtual. Gràcies al nou model tecnològic que incorporen les centraletes virtuals, pots incorporar fàcilment un número telefònic DID internacional de qualsevol país del món al teu sistema. A partir d’aquest moment, la localització geogràfica i els impediments que aquesta suposa ja no serà un problema.
Quan una empresa vol expandir-se comercialment o donar atenció a Clients de nous mercats, ja no és necessari muntar cap oficina presencial. Simplement contractarem un número de telèfon internacional de la region o pais a atacar, i el connectem a la nostra centraleta. D’aquesta manera, podrem donar una imatge de proximitat i proximitat als nous potencials clients. Tens més informació en aquest post que vam fer fa uns dies.
Millor experiència del Client
D’altra banda, un sistema de centraleta virtual ens permetrà implementar una sèrie d’eines o funcionalitats orientades a millorar l’experiència que rebrà l’usuari o client quan intenti contactar amb nosaltres. Això indirectament projectarà una imatge positiva i d’eficiència als nostres contactes. Vegem quals pots ser aquests mecanismes.
Accés directe a usuari
En una centraleta cada usuari disposa d’un número curt denominat extensió, que li permet comunicar internament amb els seus companys. Amb la funcionalitat d’operadora automàtica (oi IVR), es pot accedir a aquesta extensió des de l’exterior. A més amb el IVR es poden crear agrupacions d’usuaris per a poder repartir les trucades entre els usuaris per departaments.
En el departament d’atenció al client el temps és or. És molt difícil trobar un assessor que pugui satisfer qualsevol dubte d’un client i alhora resoldre un problema de comptabilitat. És molt important dirigir-se a la persona adequada amb la qual parlem per a assegurar una transparència.
El client tindrà la possibilitat de decidir quina extensió vol utilitzar en funció de les seves necessitats. D’aquesta manera, s’aconsegueix eliminar el temps que es perd en transferir manualment una crida
Contestadors per usuari o àrea
També és molt pràctic disposar d’una bústia de veu personalitzat: un sistema de contestador que permet deixar missatges gravats per usuari o bé departament. La creació de bústies per a les diferents àrees o fins i tot perquè els treballadors disposin d’un contestador propi amb un sistema de crides en espera.
Algunes dels seus avantatges són:
- Agilita l’accés als col·laboradors d’una empresa. D’aquesta manera s’aconsegueix una millora en la satisfacció del client.
- Els missatges gravats es poden enviar per email al destinatari perquè els escolti en qualsevol lloc.
- Sensació d’imatge moderna i professional de l’empresa.
Disposar d’un contestador també permetrà programar les locucions per a comunicar a l’usuari que està cridant fora d’horari comercial o en dia festiu. D’aquesta manera estarà sempre informat. A més, el client podrà enviar el missatge per mail o fins i tot ser desviat a un contestador on podrà deixar el seu missatge
Integració amb el CRM
La integració amb eines de CRM ajuda a millorar l’eficiència dels agents gràcies al Clic to Call. Aquesta funcionalitat permet que es realitzi una trucada de manera automàtica tan sols punxant en el telèfon de la fitxa del nostre client. Pot semblar una funcionalitat amb poca importància però ofereix els següents avantatges:
- Agilitar la realització de trucades.
- Evitar possibles errors de pulsació dels dígits.
- Disposa d’un registre de totes les trucades realitzades.
Podem recuperar les trucades perdudes per a tornar-les a realitzar fàcilment.
D’altra banda, també es pot implementar la funcionalitat de Screen Pop-Up. Aquesta consisteix en el fet que quan un usuari atengui una trucada entrant, automàticament s’obri la fitxa d’aquest client. Alguns dels seus beneficis són:
- Reconeixement automàtic de l’usuari que ens aquesta cridant.
- Atenció molt més orientada al client i per això molt més eficaç.
- Gestió eficient de les trucades entrants.
Per a totes les empreses
A l’ésser un sistema de pagament per ús, un sistema de centraleta virtual et permet gaudir de totes les funcionalitats esmentades independentment de la grandària de la teva empresa. Precisament a l’ésser un pagament per ús, pagaràs unes quotes proporcionals a la dimensió del teu negoci. Amb això, funcionaildades avançades que abans només estaven a l’abast de grans empreses, s’han posat a l’abast de les petites i mitjanes.
A més, és un sistema escalable que s’amplia fàcilment en dimensió – es poden anar afegint nous usuaris a demanda – i que al permet anar millorant les funcionalitats a mitjana que es van incorporant en noves versions del producte..
Conclusions
Amb les funcionalitats d’una centraleta virtual, l’empresa no sols tindrà una millor imatge, sinó que serà més competitiva. Amb l’estructura i eines adequades, el departament d’atenció al client no sols pot centrar-se en satisfer les necessitats del client, sinó que pot avançar-se, reduir els temps de resposta i proporcionar solucions de gran qualitat.
Pots gaudir d’aquests serveis i molt més instal·lant una centraleta virtual. Amb Nubelfon i els seus serveis obtindràs grans beneficis per a la teva empresa.